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Fünf Fragen zu Pflanzen

1. Welches ist die Pflanze, die du als letztes gekauft hast?
Basilikum.

2. Lebt die Pflanze noch?
Noch, mit Betonung auf “noch”, denn es geht ihr nicht gut. Ich fürchte, sie verkraftet die konstanten 27-28° in der Wohnung nicht, also muss ich sie schnell essen.

3. Kennst du eine Zimmerpflanze, die giftig ist?
Ficus, meines Wissens.

4. Hast du viele Zimmerpflanzen in einer Wohnung?
In dieser hier 4 (wenn ich das Basilikum mitzähle), in der anderen auch, wobei ich mir da nicht mehr so sicher bin, einige sind zur Zeit im Garten, und der Drachenbaum kämpft um sein Leben.

5. Wie gut geht es ihnen?
Dem Ficus und den Mini-Kakteen gut, dem Drachenbaum und Basilikum siehe oben, und die Palme hält sich tapfer. Die Büropflanze mit den lila Blättern fühlt sich im Garten sichtlich wohl, während sich der Weihnachtskaktus darüber beschwert, dass man ihn ständig umsiedelt.

http://www.gimme-five.org via moving-target.de

Rettet die Mittagspause!

In jeder Firma gibt es die ganz besonders Fleißigen, die sich auch in der Mittagspause nicht von ihrem Arbeitsplatz trennen können.

Böse Falle. Man meint, man würde so mehr schaffen, einfach durcharbeiten, parallel fix was zu essen einwerfen und im ungünstigsten Fall noch den Cappuccino in die Tastatur kippen.

So schlau war ich auch mal. Aber: es bringt gar nichts. Der Akku wird so nicht aufgeladen, die Leistungsfähigkeit lässt stetig nach.

Besser: raus aus der Bude, entweder an die frische Luft oder das gemeinsame Essen in der Kantine nutzen, um mit anderen Kollegen ins Gespräch zu kommen – auf die Art bin ich mal an einen neuen Job gekommen, und firmeninterne Informationen erfährt man auf dem Weg auch am besten.

Wenn man im Büro sitzen bleibt, kann man die Pause genauso gut vergessen. Das Telefon klingelt und nervt, der Chef deckt einen mit Arbeit ein, denn wer im Büro sitzt, kann ja nicht in der Mittagspause sein, und der Arbeitstag wirkt insgesamt viel länger, weil man keine Zäsur gesetzt hat.

Ausnahme: man ist selbst der Chef, dann wird auch die geschlossene Tür respektiert. (Auch dem Chef schadet es aber nicht, sich ab und zu “unters Volk zu mischen” …)

Menschlichkeits-Disclaimer ;-)

Danke für die Blumen, aber selbst wenn die Autorin dieses Blogs vor einigen Jahren ein Faible für den Androiden “Data” aus “Star Trek” hatte, ist sie selbst doch menschlich genug, um die hier publizierten Tipps selbst nicht ständig und überall durchzuhalten.

Die Tipps sind auch mehr als Leitlinie gedacht, an der man sich im stürmischen Alltag entlanghangeln kann und (hoffentlich) so einfach strukturiert, dass sich die kleinen Erleichterungen tatsächlich ohne langes Nachdenken auch in einen eher fremdbestimmten Tag einstreuen lassen.

Vor Jahren habe ich ein Zeitmanagement-Seminar besucht und fand die Empfehlung, sich für jeden Tag einen Arbeitsplan zu erstellen, unpraktikabel, weil viel zu aufwendig. Das funktioniert, wenn man z. B. als Freiberufler ein Buchprojekt stemmen muss und sich einen strikten Tagesplan macht, in dem man sich ein Pensum an Seiten vorgibt und Pausen nach Stundenplan einstreut, weil die Deadline brüllt, aber es geht nicht im ganz normalen chaotischen Büro-Alltag. Da gilt es, über alle offenen Aufgaben den Überblick zu behalten, ohne starre Listen und Pläne zu pflegen, die am Ende mehr Zeit verschlingen, als sie sparen. Vor allem schnell muss es gehen – und dann ist manchmal der gelbe Zettel am Monitor hilfreicher als die Aufgabe im Organizer. Dazu aber später mehr.

Tetris spielen

Ein ganz banales Beispiel, vielleicht ist es daran am einfachsten nachzuvollziehen:

Die erste Tat des Tages (unmittelbar nach dem Einschalten des Computers) besteht darin, aus dem Automaten einen Becher Kaffee zu ziehen und ein Glas Wasser zu holen. Der Automat braucht ca. 15 Sekunden, um den Kaffee zu mahlen, zu brühen und in den Becher zu füllen. In der Zeit gehe ich in die nebenstehende Küche und hole mir das Wasser. Bis ich das Wasser habe, ist auch der Automat fertig und ich kann den Kaffee mitnehmen.

Würde ich das Wasser zuerst holen und dann erst den Automaten starten, bräuchte ich 15 Sekunden länger. Wenn ich erst abwarten würde, bis der Computer hochgefahren ist und dann denn Kaffee holen, würde es noch länger dauern.

Wie gesagt – ein sehr banales Beispiel, aber m. E. am einfachsten zu verstehen. Wenn man das System auf viele kleine Aufgaben verteilt konsequent anwendet und es so selbstverständlich in Fleisch und Blut übergeht, dass man nicht darüber nachdenken muss, kann man sich damit viel Zeit sparen.

Wer viel kocht, müsste es auch kennen: wenn verschiedene Gerichte (z. B. ein Braten, Kartoffeln, Gemüse und Salat) alle zur gleichen Zeit fertig sein müssen, muss man sich die Arbeit zeitlich und räumlich genau einteilen, damit das Ganze nicht in Chaos ausartet und die Küche danach nicht aussieht wie nach einer Bombenexplosion. Der richtig gut organisierte Koch (einen kenne ich: meinen Vater) schafft es sogar, nicht nur das Essen zeitgleich fertig zu haben, sondern auch in dieser Zeit das beim Zubereiten benutzte Geschirr zu spülen und wegzuräumen. Das funktioniert allerdings nur, wenn man ihn während dieser Zeit nicht durch Unterhaltungen ablenkt.

Aber warum Tetris? Im Tetris muss ich versuchen, durch Drehen und Positionieren der unterschiedlich geformten “Puzzleteilchen” möglichst viele von ihnen in einer fest definierten Menge Raum (siehe Sandkörner/Steine) unterzubringen. Ähnlich ist es, wenn ich meine Aufgaben zeitlich so “positioniere”, dass möglichst wenig Leerräume entstehen.

Das Ziel beim “Tetris spielen” ist, unfreiwillige Wartezeiten so weit wie möglich zu eliminieren. Das bedeutet nicht, auf Pausen zu verzichten – aber Pausen sollten genau wie jede Arbeit kontrollierbar sein. Je fremdbestimmter ein Arbeitsalltag abläuft, desto weniger effektiv ist er.

Aufgaben bündeln

Ein weiterer Trick zur Zeitersparnis ist es, Aufgaben zu bündeln. Wenn ich z. B. über den Tag verteilt 10x zum Fotokopierer renne, um 10 unterschiedliche Vorgänge zu kopieren, verliere ich mehr Zeit, als wenn ich die 10 Vorgänge sammle und nur 1x kopieren gehe.

Natürlich geht das nicht immer, weil die eine oder andere Kopie nicht warten kann, aber wenn man das mit weniger zeitkritischen Vorgängen macht (ich nenne da wieder die beliebte Reisekostenabrechnung), ist die Zeitersparnis spürbar.

Der Schreibtisch

Leer soll er sein, sauber und übersichtlich.

Früher, ich muss es zugeben, war mein Büro mit Plüschtierchen, schlauen Sinnsprüchen, lustigen Bürobechern und ähnlichen Staubfängern mit hohem Ablenkungspotential dekoriert. Ich habe das nie hinterfragt. Die Plüschis bekam man geschenkt und sorgte dann dafür, dass sie Gesellschaft bekommen. Die Putzfrau hatte nie eine Chance, meinen Tisch zu wischen, da alles mit Unterlagen, Stifte- und Zettelhaltern, Ablageschalen etc. pp. bedeckt war.

Heute sieht das anders aus: Die Stifte finden in der obersten Schreibtischschublade Platz, wo es extra einen flachen Auszug dafür gibt, der Krimskrams in der Schublade darunter. Vorteil: nichts staubt ein oder lenkt ab, und alles ist dennoch griffbereit.

Stapelweise Unterlagen gibt es auch nicht mehr – die befinden sich alle in Aktendeckeln ebenfalls in einer Schreibtischschublade, und nur die jeweils benötigte wird hervorgeholt. Zu den Aktendeckeln komme ich im Detail noch später.

Ablage wird nach Möglichkeit sofort gemacht. Erste Frage: Brauche ich das noch? Wenn nein -> runde Ablage (Papierkorb). Wenn ja: Kann ich die Information im PC speichern? Wenn ja -> Daten eingeben oder einscannen und elektronisch ablegen. Wenn nein -> entweder sofort in den passenden Ordner oder, falls das nicht sofort möglich ist, auf einen Ablagestapel, der sich im Schrank befindet und darauf wartet, dass man Zeit hat, sich um ihn zu kümmern. Das ist spätestens dann der Fall, wenn der Stapel das obere Ende des Schrankfachs erreicht hat.

Abends wird der Tisch grundsätzlich leergeräumt, so dass man morgens wieder mit einer “jungfräulichen” Arbeitsfläche beginnen kann.

Willkommen

Der erste Eintrag ist immer der schwerste. Hüpft man mitten hinein oder macht man erst einmal eine lange Einleitung?

Worum geht es hier? Um Organisation, um Zeitmanagement, und darum, die Dinge möglichst einfach zu machen, damit man auch ein umfangreiches Pensum in möglichst wenig Zeit bewältigen kann.